Об итогах проверки наличия и состояния документов Архивного фонда Курганской области и других архивных документов в организациях-источниках комплектования

В 2009 году Государственным архивом Курганской области в рамках взаимодействия с организациями-источниками комплектования была организована работа по проведению в ведомственных архивах проверки наличия и состояния архивных документов, включенных в состав Архивного фонда Курганской области, подлежащих передаче на государственное хранение.

 Проверка наличия и состояния документов должна проводиться в архивах регулярно – не реже одного раза в 5 лет. Основными ее целями являются установление фактического наличия документов и правильности отражения их количества в учетных документах. Помимо этого, выявляются дела, которые требуют улучшения их физического состояния.

В ноябре 2012 года архивом подведены итоги этой серьезной масштабной работы.

К сожалению, не все источники комплектования откликнулись и провели проверку (23 из 102 организаций остались в стороне от общего дела). Тем не менее, результативность этой работы очевидна. Были выявлены недостатки в учете документов, ошибки комплектования, факты утраты документов. Оценка физического состояния документов вскрыла основные проблемы в организации хранения документов. Это отсутствие специально оборудованных помещений, нарушение условий хранения и правил работы с документами, что приводит к  их повреждениям, а в некоторых случаях  - к гибели.

Результаты проверки наличия и состояния документов позволили источникам комплектования сделать соответствующие выводы в отношении обеспечения сохранности документов. Конечно же, в отдельных случаях имеет место непонимание со стороны руководителей всей ответственности, возложенной на них, за сохранность документов Архивного фонда Курганской области.

 И все же, несмотря на имеющиеся нерешенные проблемы, в ведомственных архивах наметились положительные тенденции в обеспечении сохранности документов. В ряде организаций уже предприняты меры к устранению выявленных в ходе проверки недостатков.